2014: Facturación Electrónica en el Colegio

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factura electronicaEl próximo año 2014 la Facturación Electrónica cumple 10 años de existencia en nuestro país. Parece que fue ayer…. pero en el año 2004 nació este esquema.

La Comprobación Fiscal Digital ha llevado un paso lento pero firme, al ir permeando poco a poco en distintos sectores de la economía. Las primeras empresas realmente obligadas, fueron los grandes contribuyentes que en su momento fueron auto-impresores, es decir, que tenían permiso para generar sus propios comprobantes fiscales sin recurrir a un impresor autorizado. Esto sucedió en el año 2009. A partir de ese momento, este sector que en términos más técnicos se les conoce como las grandes tiendas de “retail” (supermercados y tiendas departamentales) comenzaron a emplear el joven CFD (Comprobante Fiscal Digital) para su operación.

Poco a poco estas empresas fueron dándose cuenta, que si bien, entraron al mercado de facturación electrónica por una obligación fiscal, esta nueva herramienta comenzó a ofrecerles interesantes ventajas que no habían sido exploradas: Dejó de ser necesario tener grandes áreas para guardar papel, ya que la factura electrónica en sí, es el archivo XML. Comenzó a ser posible emitir la factura directamente desde la caja o sistema POS (“Point of Sale” o punto de venta, por sus siglas en inglés), en vez de tener a los clientes haciendo filas en las áreas de atención a clientes. Se convirtió en una posibilidad enviar la factura por correo electrónico, ya que el original en papel dejó de ser indispensable por la inclusión de los sellos digitales en el documento… En fin, resultó que el uso de estos documentos electrónicos, los cuales fueron forzados a usar, en realidad resultaron tener ciertas “monerías” que apoyaban la operación.

Por esta razón, estas grandes empresas comenzaron a solicitar a sus proveedores que les entregaran factura electrónica, en vez de las facturas tradicionales en papel. Mediante un mecanismo especial que contiene la factura electrónica llamado “Addenda” es posible contar en el documento con información adicional que no es de carácter fiscal, para poder llevar información operativa de las empresas dentro de la misma factura, útil para las transacciones comerciales. Entonces, por ejemplo, las grandes cadenas solicitan a sus proveedores que las facturas contengan información agregada, por ejemplo, su número de proveedor, el número de orden de compra a la que corresponde la factura, las sucursales donde se surte la mercancía, las claves de los productos… con lo cual, ¡se volvió posible automatizar los procesos de recepción de facturas!, ya no es necesario entonces tener un área que reciba documentos de papel, entregue contrarecibos, y que los papeles pasen de un escritorio a otro para pagar a los proveedores, sino que ahora todo el proceso puede ser llevado a cabo desde los propios sistemas. ¿Interesante no?, pues ahora, este es el método que muchas compañías siguen para poder llevar a cabo su procesos de cuentas por pagar.

Dentro de los mecanismos que las facturas electrónicas poseen, existe uno especial denominado “complemento fiscal”. Los complementos fiscales son otra sección de la factura, distinta de la addenda, donde la información solicitada sí es de carácter fiscal y mandatorio para los contribuyentes que ofrecen cierto tipo de productos o servicios.

En el caso de los colegios particulares, existe un complemento fiscal llamado “complemento IEDU” o complemento para Instituciones Educativas Privadas. Esta sección del archivo XML sirve para almacenar información adicional que sí es requerida por la autoridad.

El complemento IEDU es un “complemento concepto”, es decir, contiene información que se adjunta específicamente a un concepto de la factura, en este caso al concepto “Colegiatura”.

Este complemento debe ser agregado a todas las facturas que contengan cobros de colegiatura. El complemento contiene la siguiente información:

Campo /Nodo

Tipo

Observaciones

InstitucionesEducativas Requerido Complemento concepto para la expedición de comprobantes fiscales por parte de Instituciones Educativas Privadas, para los efectos del artículo primero y cuarto del decreto por el que se otorga un estímulo fiscal a las personas físicas en relación con los pagos por servicios educativos.
version Requerido Atributo requerido con valor prefijado a 1.0 que indica la versión del estándar bajo el que se encuentra expresado el complemento concepto al comprobante
nombreAlumno Requerido Atributo requerido para indicar el nombre del Alumno
Curp Requerido Atributo requerido para indicar la CURP del alumno de la institución educativa
nivelEducativo Requerido Atributo requerido para indicar el nivel educativo que cursa el alumno
Preescolar, Primaria, Secundaria, Profesional técnico, Bachillerato o su equivalente
autRVOE Requerido Atributo requerido para especificar la autorización o reconocimiento de validez oficial de estudios en los términos de la Ley General de Educación que tenga la institución educativa privada donde se realiza el pago
RFCPago Opcional Atributo opcional para indicar el RFC de quien realiza el pago cuando sea diferente a quien recibe

 

Como puede observarse, los datos a capturar en el complemento, son largos y un tanto complejos. El Curp por ejemplo tiene 16 posiciones, los RFC pueden ir a 12 o 13 posiciones, por lo que capturar estos datos en cada factura que se genera, es complejo. Por esta razón, te recomendamos buscar sistemas que contemplen facilidades para la captura de estos datos. Lo nuevo siempre tiene sus puntos complicados. Sin embargo, La factura electrónica, tiene una metodología, que sólo es necesario comprender, y poco a poco se volverá algo cotidiano.

Lic. Edgar M. Cabrera Estrada

Director General de Netservices, Mayorista Autorizado Pegaso Tecnología.

Experto en temas de tecnología aplicada a negocios.

ecabrera21@hotmail.com

 

Foto: red.es via photopin cc

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Empresario y Coach mexicano con más de 20 años de experiencia en el cierre de ventas e inscripciones para instituciones educativas.

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