Facturación electrónica en instituciones educativas privadas

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Factura electrónicaLa autoridad fiscal en México ha ido permeando, poco a poco, hacia todos los sectores de actividad en el país los nuevos mecanismos de comprobación. Los colegios particulares no son Ia excepción, por lo tanto, es necesario que se tomen las medidas pertinentes para evitar contratiempos y poder dar un adecuado servicio a los padres de familia.

Los pasos a seguir para poder integrarse a los nuevos mecanismos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria son:

  1. Obtención de La firma Electrónica Avanzada: La “FIEL”, es un documento digital que representa a una persona física o moral. Consiste en dos archivos electrónicos, un certificado (*.cer) y una llave privada (*.key), además de un par de contraseñas, una de uso y la otra de revocación. Este documento digital de identidad, sera utilizado en múltiples tramites y accesos a sistemas del SAT.
  2. Generación de Certificado de Sello Digital: El “CSD”, servirá para “sellar- con un código especial y personalizado, cada uno de los documentos (recibos de pago en el caso de Ia mayoría de los colegios) generados por la institución o persona física. Consiste, al igual que la “FIEL”, en dos archivos y dos contraseñas

Para obtener ambos documentos digitales (la FIEL y el CSD), es necesario ir al sitio del SAT en Internet:
www.sat.gob.mx y descargar el programa Solcedi. El SAT ofrece también vídeos en su pagina web o en youtube (www.youtube.com), estos le permitirán seguir el proceso paso por paso para Ia generación de sus archives.

PAC

Los “PAC” (Proveedores Autorizados de Certificación), son empresas certificadas por el SAT para poder ofrecer los servicios de “timbrado” de facturas. Este servicio consiste en que el PAC certifica que cada comprobante fiscal digital generado por los emisores, cumpla con unos requisitos que son dictados por el Anexo 20 de Ia Resolución Miscelánea Fiscal. Si el documento cumple con estos requisitos es ”timbrado”, es decir, se agrega un sello por parte del PAC que incluye, además, un folio fiscal, la fecha y hora de emisión del comprobante. Existen distintos factores a considerar al momento de seleccionar los servicios de factura digital que emplean, ya que existen inmensas diferencias entre los proveedores en este sector.

A grandes rasgos las recomendaciones son:

  • Elegir a una empresa seria y reconocida en el mercado: Existen muchas empresas nuevas o que tienen practicas comerciales no muy ortodoxas, por lo que es indispensable informarse antes de tomar la decisión. En la pagina del SAT se encuentra la lista de todos los Proveedores. Además, existe en México, una asociación llamada AMEXIPAC (Asociación Mexicana de Proveedores de Certificación) que agrupa a PACS que cumplen con diversos criterios de funcionamiento, ética y atención.
  • Comparar los servicios que son ofrecidos y no tomar la decisión sólo por precio: Existen grandes diferencias, ya que por el mismo precio, algunos proveedores s61o “timbran”
  • la factura, otros ofrecen servicios para administrar las facturas, almacenamiento seguro, generación de reportes, cancelaciones directas, etc. Por lo tanto, es necesario revisar que es lo que se esta pagando.
  • Elegir a un proveedor que cuente con servicios de validación: Es obligación de cada a institución validar que los comprobantes que se reciben cumplan con todos los requisitos, de lo contrario, pueden ser acusados de defraudación fiscal”, este tema es delicado, por lo que es necesario asesorarse adecuadamente.
  • Procurar que el proveedor cuente con centros de servicio o al menos representación en su Estado: La presencia de personal que nos pueda orientar, capacitar, etc., es básico, por lo que lo mejor, es que la empresa que ofrezca los servicios cuente con personal local.
  • No comprar factura electronica, mas que a los PAC: La autoridad no permite la “reventa” de servicios de timbrado de facturas, por lo que, al comprar servicios de timbrado, folios o transacciones, la recomendacion es que quien facture sea siempre directamente el”PAC”.

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