Profesionaliza tu proceso de inscripción

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Inscribiendo, siempre inscribiendo 

Mientras más profesional y medible sea tu proceso de inscripciones, más probabilidad de alcanzar tus metas de inscripción tendrás.

A lo largo de las consultorías de marketing educativo que he dado, he notado que muchos colegios tienen un pobre proceso comercial, incluso algunas instituciones siguen rechazando la posibilidad de contar con un departamento de admisiones profesional, lo cual minimiza sus posibilidades de alcanzar los resultados que desean.

Esta situación es grave, pues mientras más tarden en profesionalizarse, más oportunidad le están dando a su competencia de crecer y quedarse con una parte importante de inscripciones.

Si estás en busca de un proceso comercial más profesional, te recomiendo llevar tu pipeline de forma clara y puntual.

¿Qué es el pipeline?

El pipeline o “técnica de embudo” en una herramienta que nos permitirá articular nuestro proceso comercial y puede mostrarnos de forma más “real” las conversiones que estamos teniendo durante el proceso para llegar a la meta de inscritos. El pipeline es fundamental para asegurar los resultados y crear un sistema comercial efectivo. A continuación te explico cada uno de los componentes del pipeline que recomiendo para cualquier institución educativa.

Registros o base de datos
Un colegio con un área de admisiones profesional empieza por crear una base de datos o registros de posibles contactos o candidatos a inscribirse en la institucion, esta base de datos y registros se compone de gente que pidió informes en periodos escolares pasados, registros que conseguimos en ferias, registros que obtenemos de campañas de marketing digital etc., etc., todo esto dependiendo el nivel educativo que promueves; según el nivel educativo y tamaó de la institución será el tamaño y segmentación de registros que debas tener.

El número de registros también es importante porque nos deja ver claramente el universo total de prospección al que podemos aspirar; al ser la parte inicial de nuestro embudo, podemos notar que el número de registros en nuestra base de datos debe ser mayor al número de alumnos inscritos.

Contacto de entrada y salida

Una vez obtenida la base de datos, el siguiente camino a recorrer es contactarlos, muchos contactos son “de salida” (outbound) y otros tantos son “de entrada” (inbound), es decir, gente a la que le llamamos para ofrecer nuestros servicios educativos e invitarlos a visitar la institución y gente que llama a la institución para pedir informes.

Estos contactos debemos contabilizarlos de manera puntual para poder medir la efectividad de contactos que estamos teniendo; por ejemplo, si de 1000 registros que tenemos en la base de datos logramos contactar a 300, esto quiere decir que nuestra efectividad para contactar a nuestros registros es del 30% si quisiéramos conseguir más contactos de los 300 sabiendo que tenemos un 30% de efectividad entonces tendríamos que obtener un mayor número de registros.

Por otro lado es importante saber cuántos contactos logramos de salida y cuantos contactos llaman para conocernos.

La idea principal de estos contactos, salvo que vendamos educación en línea (en algunos casos) es invitarlos a conocer nuestro plantel y a obtener citas para que sean atendidos de manera personal.

Citas en el plantel

Seguramente de los contactos de entrada y salida que invitemos a visitar nuestro colegio muchos dirán que sí, pero serán menos los que realmente asistan; por ello es importante medir también esta efectividad.

Regresando al ejemplo anterior, si decimos que logramos contactar a 300 y de esos 300 todos dijeron que sí querían tener la cita pero resulta que sólo asisten 150, entonces estamos hablando de tener un 50% de efectividad.

Ahora bien, te recomiendo proponer una estrategia que motive a la gente a asistir, algo como: “si asistes a esta reunión podrás obtener un cupón de descuento”, o un porcentaje de beca, la finalidad es contar con algo que haga atractiva la visita al plantel.

Visitas en plantel

En este punto sabes que de los 1000 registros iniciales sólo están llegando a tu plantel 150, lo cual puede ser un buen número o no, dependiendo de tu meta.

Esto tendrás que analizar a profundidad. Lo importante es que al estar con estos aspirantes en el plantel, utilizando un modelo comercial efectivo, puedes empezar a inscribir alumnos y a contabilizar las inscripciones.

Por lo pronto ya sabes que de 1000 registros sólo un 15% se presentan en plantel realmente a pedir informes.

Ahora bien, por último y después de aplicar tus técnicas de persuasión, podrás empezar a inscribir y canalizar las oportunidades a la última parte del embudo.

Inscritos

Supongamos que de los 150 que realmente acudieron al plantel se inscribieron 90, entonces tu porcentaje de conversión será de 60%; es decir, de cada prospecto que llega a tu plantel a pedir informes tendrás una conversión real del 60%, conociendo tu porcentaje de conversión podrás medir la efectividad de tu equipo comercial y  podrás definir el número de personas que deberán visitar tu plantel dependiendo de tu meta.

¿Cómo medir la conversión? 

Tu meta representará un porcentaje del número de determinado de visitas a plantel, y el número de visitas a plantel será un porcentaje de conversión relacionado al número de invitaciones, y éste al numero de contactos y éste al número de registros.

Con esta cadena de proceso comercial podrás medir y optimizar tu conversión y te aseguro tendrás muchos más alumnos inscritos.

¡Que tengas muchas inscripciones!

Rafa Agüero Meixueiro

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